Utbrottet av coronaviruset har fått stor påverkan på både människor och bolag. Situationen har också aktualiserat frågan om fysisk närvaro vid stundande årsstämmor. Med anledning av ny tillfällig lagstiftning, nya anvisningar för tolkningen av Svensk kod för bolagsstyrning och myndigheternas uppdaterade rekommendationer publicerar Vinge denna uppdatering gällande bolagens möjligheter inför kommande årsstämmor.
Även fortsatt ska regeringens förbud mot allmänna sammankomster och offentliga tillställningar (maximalt 50 personer) iakttas så långt möjligt, även om en årsstämma formellt normalt inte träffas av förbudet. Förbudet måste förstås i ljuset av dess övergripande syfte att förhindra smittspridningen och ses som vägledande för vad som är lämpligt. Enligt de allmänna råd som publicerats av Folkhälsomyndigheten så ska åtgärder vidtas för att förhindra smittspridning och bland annat ska, om möjligt, möten skjutas upp om mötet kräver att deltagarna träffas på samma plats eller istället genomföras digitalt. Detta gäller även bolag och föreningar som anordnar stämmor. Andra åtgärder för att förhindra smittspridning kan vara att markera avstånd på golvet där köer bildas och erbjuda möjlighet till handtvätt med tvål och vatten.
Det är värt att poängtera att bolag enligt aktiebolagslagen måste hålla årsstämma för godkännande av räkenskaperna för 2019 senast den 30 juni 2020. Att skjuta upp årsstämman fram till slutet av juni kan således vara ett alternativ att överväga.
Sveriges riksdag har idag, den 3 april 2020, beslutat att anta en tillfällig lagändring i syfte att få ned det fysiska deltagarantalet på stämmor. Lagändringen möjliggör för styrelsen att utan föreskrift i bolagsordningen genomföra förhandsröstning (s.k. poströstning där röster lämnas in i förväg till bolaget genom post/e-post) respektive fullmaktsinsamling (där bolaget förifyllt vem som ska agera ombud). Lagen träder ikraft den 15 april 2020 och tillämpas på bolagsstämmor som genomförs efter ikraftträdandet oavsett tidpunkt för kallelse. För ytterligare information om hur bolag ska gå tillväga vid förhandsröstning eller fullmaktsinsamling, kontakta er ordinarie kontaktperson på Vinge eller någon av våra aktiemarknadsspecialister nedan.
Mot bakgrund av sänkningen av mötesbegränsningstaket till 50 personer och Folkhälsomyndighetens senaste anvisningar har Svenskt Näringsliv i veckan begärt att regeringen ska ta initiativ till ytterligare en tillfällig lagändring som skulle göra det möjligt för styrelserna att bestämma att förhandsröstning ska vara obligatorisk, dvs. i praktiken att bolagsstämman genomförs helt utan fysisk sammankomst. Om regeringen aviserar en sådan ändring kan det blir aktuellt för bolagen att skjuta upp årsstämman till en tidpunkt då sådana nya regler trätt i kraft.
I Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”) återfinns krav beträffande föravisering av stämmotidpunkt (punkt 1.1), styrelseledamöters närvaro vid års- och bolagstämma (punkt 1.2) samt om framtagande av förslag till ordförande vid årsstämma (punkt 1.3). Med anledning av de åtgärder som vidtas för att begränsa den pågående smittspridningen har Kollegiet för svensk bolagsstyrning (”Kollegiet”) beslutat att ovan nämnda tre punkter i Koden inte behöver tillämpas under rådande omständigheter och det utgör inte heller någon avvikelse från Koden om dessa tre punkter inte tillämpas. Denna tillämpningsföreskrift gäller under hela år 2020.
Värt att notera är att Kollegiets tillämpningsföreskrift inte påverkar styrelsens och VD:s skyldighet att vid årsstämman ha beredskap för att kunna lämna upplysningar till aktieägarna och fatta erforderliga beslut.
Utöver ovanstående bör noterade bolag fortsatt i största möjliga mån vidta lämpliga åtgärder för att förhindra smittspridning genom att begränsa antalet fysiska deltagare vid årsstämman. Föreslagna åtgärder är bland annat att meddela att varken mat eller förfriskningar kommer serveras på årsstämman och att VD‑anförandet ställs in eller kortas ner kraftigt. Bolag kan också välja att sända årsstämman via videolänk eller att göra VD‑anförandet tillgängligt för aktieägare på sin webbplats.
För ytterligare information om hur ni som bolag ska gå tillväga vid tillämpning av förhandsröstning eller fullmaktsinsamling beskrivet ovan, eller vid andra frågor om hur ni på bästa sätt bör agera rörande kommande årsstämma, kontakta er ordinarie kontaktperson på Vinge eller någon av våra aktiemarknadsspecialister nedan.
Jesper Schönbeck, Delägare
Charlotte Levin, Delägare
Erik Sjöman, Delägare
Dain Hård Nevonen, Delägare
David Andersson, Delägare
